scroll to top

E-usługi dla obywateli – międzynarodowa konferencja pod patronatem Ministerstwa Sprawiedliwości

Z inicjatywy Ministerstwa Sprawiedliwości polscy i zagraniczni eksperci spotkali się w Warszawie na dwudniowej (12-13 grudnia) międzynarodowej konferencji „Standardy i dobre praktyki z zakresu e-usług w administracji publicznej”. Głównym tematem debaty i wymiany doświadczeń były rozwiązania informatyczne, które usprawniają działanie wymiaru sprawiedliwości.

W spotkaniu wzięli udział Łukasz Piebiak Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości, Karol Okoński Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Cyfryzacji oraz Olav Aasen Zastępca Dyrektora Norweskiej Administracji Sądów – instytucji partnerskiej Ministerstwa Sprawiedliwości przy realizacji programu „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości/Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości”.

W konferencji uczestniczyli też między innymi przedstawiciele Prokuratury Krajowej, sędziowie, a także goście z Rumunii i Litwy, którzy zaprezentowali najciekawsze rozwiązania informatyczne wdrożone w instytucjach wymiaru sprawiedliwości w tych krajach.

Wspólny cel

- Omawiamy niezwykle istotną, w kontekście rozwoju technologii, kwestię informatyzacji usług świadczonych przez wymiar sprawiedliwości. Od lat, w ramach funduszy norweskich, współpracujemy i wymieniamy się doświadczeniami w wielu obszarach działania wymiaru sprawiedliwości, także w zakresie rozwiązań informatycznych. Liczę, że ta współpraca będzie kontynuowana w kolejnych latach – powiedział na otwarcie konferencji Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości Łukasz Piebiak.

- Wszystkim nam przyświeca jeden cel, aby nowoczesne technologie ułatwiały wykonywanie codziennych zadań administracji publicznej i sądów. Dzięki przedsięwzięciom, które wdrażamy, wymiar sprawiedliwości staje się efektywniejszy i bardziej przyjazny dla obywateli. Zwiększa się też transparentność funkcjonowania państwa – dodał wiceminister.

Pan Olav Aasen dziękował za zaproszenie na konferencję, a także zachęcał uczestników do owocnej dyskusji i wymiany doświadczeń.

Jak podkreślano podczas spotkania, informatyzacja, cyfryzacja i usługi elektroniczne to wyzwania XXI wieku, którym sprostać musi również wymiar sprawiedliwości. Celem nie jest przy tym samo stosowanie komputerowych nowinek, lecz tworzenie systemów, które zwiększają skuteczność, szybkość i jakość działania instytucji prawnych, a jednocześnie są proste i przyjazne dla obywateli. Ministerstwo Sprawiedliwości ma doświadczenie w skutecznym wdrażaniu wielu takich systemów.

Elektroniczne księgi wieczyste

1 lipca 2016 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące elektronicznego postępowania wieczystoksięgowego (EPW), na których podstawie notariusze, komornicy sądowi i naczelnicy urzędów skarbowych działający jako organ egzekucyjny składają wnioski o wpis w księdze wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Elektroniczne Księgi Wieczyste (EKW). Wprowadzenie EPW znacznie ułatwia pracę sądów, ponieważ część danych zawartych we wniosku może być automatycznie przeniesiona do księgi wieczystej, a wniosek jest przekazywany do sądu w postaci sformalizowanej i ustrukturyzowanej. Dotychczas wniosek był formułowany w sposób swobodny jako część aktu notarialnego. Po przekazaniu do sądu należało dopiero zidentyfikować zmiany i wprowadzić je do księgi wieczystej.

System EPW zwiększa pewność obrotu nieruchomościami. Gdy obowiązywała tradycyjna forma dokonywania wpisów w księgach wieczystych, mijały czasem 3-4 dni od chwili zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości i przygotowania aktu notarialnego, do momentu dokonania wpisu w księdze wieczystej. To oznaczało, że nieruchomość mogła być przedmiotem obrotu nawet kilkakrotnie. EPW zapobiega tej patologii. Ułatwia też i przyspiesza pracę sądów poprzez wprowadzenie mechanizmów przenoszenia danych z elektronicznych wniosków oraz elektronicznych doręczeń. Korzyścią jest również możliwość szybkiego uzyskiwania aktualnych informacji o sprawach w zakresie ksiąg wieczystych, bez angażowania sądu.

Od momentu wdrożenia systemu złożono już prawie pół miliona wniosków o wpis w elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym.

E-płatności

Ministerstwo Sprawiedliwości, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom obywateli, odda do użytku platformę e-Płatności służącą do uiszczania wszelkich opłat sądowych. Od 1 stycznia 2017 r. przez e-Płatności można będzie uregulować opłatę sądową za pozew (wniosek), opłatę kancelaryjną (np. za wydanie odpisu orzeczenia) oraz dokonać zakupu znaku opłaty sądowej w formie elektronicznej.

Znak opłaty sądowej w nowej formie będzie miał postać graficzną kodu kreskowego i numerycznego (składającego się z 14 cyfr arabskich,) odpowiadającego zapisowi w bazie danych systemu e-Płatności. Znak będzie mógł mieć dowolny nominał. Zabezpieczenia systemu umożliwią wyłącznie jednokrotne wykorzystanie elektronicznego znaku opłaty sądowej. Jego skasowanie będzie możliwe tylko raz.

Znak będzie mógł zostać kupiony zarówno w kasie sądu, jak i przez stronę www.oplaty.ms.gov.pl. Znaki opłaty sądowej w formie tradycyjnej będą mogły być wykorzystywane do wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do 30 czerwca 2018 roku.

Docelowo e-Płatności zapewnią obsługę płatniczą wszystkich usług – na przykład Elektronicznej Księgi Wieczystej czy Krajowego Rejestru Sądowego, Krajowego Rejestru Karnego.

Korzystanie z e-Płatności spowoduje wymierne korzyści zarówno dla obywateli, jak sądów i budżetu państwa. Skróci się i ułatwi proces opłacania należności. Sądy nie będą już ponosić kosztów druku i dystrybucji znaków opłaty sądowej. Dzięki automatycznemu księgowaniu wpłat przyśpieszone zostanie prowadzenie postępowań sądowych.

Protokół elektroniczny

W ramach realizowanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości projektu „Wdrożenie protokołu elektronicznego w sprawach cywilnych i wykroczeniowych” utrwalane są rozprawy na 2267 salach rozpraw we wszystkich sądach apelacyjnych oraz okręgowych. E-Protokół wdrożono również w sądach rejonowych apelacji wrocławskiej, białostockiej, warszawskiej, łódzkiej, krakowskiej, gdańskiej (183 sądy). Łącznie w całej Polsce protokołem elektronicznym objęto już 239 sądów. Ponad 1500 sal rozpraw wyposażono w możliwość organizowania wideokonferencji sądowych umożliwiających przeprowadzenie dowodu na odległość.

Przeszkolono ponad 14 tys. użytkowników systemu i utrwalono już ponad 2,4 mln rozpraw ( średnio 75 tys. rozpraw miesięcznie).

Ministerstwo Sprawiedliwości jest też jednym z liderów unijnego projektu mającego na celu promocję stosowania wideokonferencji w postępowaniach transgranicznych – czyli takich, gdy uczestnicy postępowania pochodzą przynajmniej z dwóch krajów.

Protokół elektroniczny ma wiele zalet:
• przyspiesza i zwiększa efektywność orzekania;
• skraca czas trwania rozpraw sądowych;
• daje możliwość przesłuchania świadków i stron na odległość z wykorzystaniem terminali wideokonferencyjnych;
• stwarza możliwość prezentacji dowodów w postaci elektronicznej;
• w pełni urzeczywistnia zasadę jawności postępowania;
• rzetelnie oddaje przebieg rozprawy poprzez dokładne utrwalenie wypowiedzi uczestników postępowania, dzięki czemu eliminuje kontrowersje co do rzeczywistego przebiegu rozprawy oraz problem sprostowania protokołu;
• zwiększa dyscyplinę na sali rozpraw.

System digitalizacji akt

Z protokołem elektronicznym wiąże się inny system – digitalizacji akt postępowań przygotowawczych, czyli zapisywania ich, gromadzenia, przetwarzania i udostępniania w postaci cyfrowej. Projekt ten realizuje Prokuratura Krajowa. Jego głównym celem jest udostępnianie akt w formie elektronicznej obywatelom, którzy są stroną postępowań przygotowawczych prowadzonych przez prokuraturę, a więc pokrzywdzonym, pełnomocnikom, obrońcom i podejrzanym. System pozwala też na sprawną wymianę danych z organami ścigania oraz wymiaru sprawiedliwości. Z Systemu

Digitalizacji Akt płynie dużo korzyści:
• oszczędność czasu obywateli, dzięki skróceniu oczekiwania na uzyskanie dostępu do akt postępowania przygotowawczego;
• oszczędność kosztów związanych z uzyskiwaniem kserokopii i odpisów papierowych akt;
• oszczędność kosztów konwojowania osób aresztowanych do czytelni akt w prokuraturach (aresztowani mają możliwość przeglądania ich w formie elektronicznej w miejscu osadzenia);
• zwiększenie efektywności działania prokuratury dzięki oszczędności czasu potrzebnego na przygotowanie akt do udostępnienia.

Zdigitalizowano już ponad 44 tys. tomów akt w 3760 sprawach. Obecnie Prokuratura Krajowa realizuje projekt „Rozwój Systemu Digitalizacji Akt Postępowań Przygotowawczych (iSDA)”, współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Elektroniczny rejestr sądowy

Od 2009 r. działa serwis internetowy umożliwiający złożenie drogą elektroniczną do każdego z 30 sądów rejestrowych wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, zmianę wpisu lub wykreślenie z KRS. Serwis umożliwia również złożenie w formie elektronicznej sprawozdania finansowego do sądu rejestrowego, a także wniosku do Centralnej Informacji KRS o udostępnienie danych z rejestru.

Uruchomiono również serwis umożliwiający darmowy dostęp do informacji KRS, aktualizowanych raz w tygodniu, z możliwością ich przeszukiwania, a także wydruku. Wydruk ten posiada moc prawną na mocy ustawy. Wprowadzono również funkcję umożliwiającą weryfikację autentyczności wydruku.

Kolejny serwis internetowy, dostępny od 2014 r., umożliwia dziś zawiązanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jawnej i komandytowej, a także złożenie wniosku o jej wpis do sądu rejestrowego. Umowa spółki zawiązanej z użyciem serwisu nie wymaga aktu notarialnego, a wniosek o wpis do KRS rozpatrywany jest w ciągu jednego dnia.

KRS zintegrowany jest z Powszechnym Elektronicznym Systemem Ewidencji Ludności (PESEL), Centralnym Rejestrem Podmiotów Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP), Rejestrem Gospodarki Narodowej (REGON) oraz Krajowym Rejestrem Karnym (KRK). Integracja pozwala na zachowanie spójności danych w różnych rejestrach a w przypadku KRK pozwala na skuteczne wykluczenie z organów spółek osób skazanych bądź posiadających zakazy zasiadania w nich.
Dodatkowo, dzięki integracji rejestrów KRS, CRP KEP i REGON przedsiębiorca po uzyskaniu wpisu w KRS niemal natychmiastowo uzyskuje wymagany do rozpoczęcia działalności numer identyfikacji podatkowej (NIP) i numer w Rejestrze Gospodarki Narodowej (REGON), bez konieczności składania osobnych wniosków o wpis w tych rejestrach.
Obecnie prowadzone są prace nad budową systemu połączonych rejestrów spółek w krajach UE (BRIS). Integracja KRS z systemem BRIS ułatwi transgraniczny dostęp do danych i dokumentów polskich spółek dla zagranicznych kontrahentów.
Elektroniczne archiwa i e-Nominacje

Projekt „Informatyczne centra archiwalne dla sądów powszechnych – system zarządzania aktami sądowymi”, realizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości ze wsparciem środków funduszy norweskich, polega na stworzeniu nowoczesnego i jednolitego systemu zarządzania aktami sądowymi. Priorytetem są przy tym akta rejestrowe gromadzone w sądach powszechnych. System zapewnia niezakłócony dostęp do tych akt, przez co usprawnia bieżącą pracę sądów.
Z kolei system e-Nominacje, wykorzystując komunikację elektroniczną, służy usprawnieniu i przyspieszeniu obiegu – pomiędzy sądami, Ministerstwem Sprawiedliwości, a Krajową Radą Sądownictwa – dokumentów związanych z procesem powołania sędziego sądu powszechnego.

Wydział Komunikacji Społecznej i Promocji
Ministerstwo Sprawiedliwości

Fot. MS